logo przedsiebiorcy

E-faktury w zamówieniach publicznych. Nowe obowiązki dla zamawiających i wykonawców

27 listopada 2018 r. upływa termin wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, dalej: dyrektywa (Dz. Urz. UE 6.5.2014).

W Polsce trwają obecnie intensywne prace nad projektem ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, która nałoży nowe obowiązki na zamawiających i wykonawców w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 r., dalej: p.z.p. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579).

 

Faktury elektroniczne od 18 kwietnia 2019 r.
Począwszy od 18 kwietnia 2019 r., zamawiający będą zobowiązani do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych w każdym przypadku udzielenia zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane. Z kolei wykonawcy zamówień publicznych będą mieli obowiązek wystawienia faktur elektronicznych. Nowe obowiązki obejmą także koncesjodawców i koncesjonariuszy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz.U. z 2016 r. poz. 1920), a także podmioty publiczne i partnerów prywatnych w rozumieniu ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2017 r. poz. 1834).

W przypadku zamówień wyłączonych ze stosowania prawa zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 p.z.p., czyli takich, których wartość nie przekracza 30 tys. euro, obowiązek ten będzie występował od 1 sierpnia 2019 r. To samo dotyczy umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust.1 ustawy o umowie koncesji, oraz umów o partnerstwie publiczno- prywatnym, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.

W praktyce oznacza to, że począwszy od wymienionych dat, zamawiający muszą być przygotowani na sytuacje, w których wykonawca realizujący przedmiot zamówienia wyśle fakturę w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Dokument ten po wysłaniu przez wykonawcę zostanie automatycznie przetworzony przez system informatyczny zamawiającego, tzn. gdy e-faktury trafi do wspomnianego systemu, zostanie w nim rozpoznana i zweryfikowana.

E-faktura w innych państwach UE
Większość państw członkowskich już wprowadziła lub jest w trakcie wprowadzania regulacji określających sposoby wdrożenia i wykonania nowych przepisów o e-fakturowaniu w dostawach publicznych. Przykładowo Francja wdrożyła ustawę o obowiązkowych narzędziach odbioru e-faktur (platforma Chorus) oraz przewidziała wdrożenie do 2020 r. obowiązku wystawiania faktur elektronicznych przez wszystkich dostawców objętych prawem zamówień publicznych. Włochy, Hiszpania, Austria, Belgia, Holandia oraz Dania to kolejne kraje wdrażające przepisy dyrektywy, które tworzą i udostępniają platformy usług elektronicznych realizujących obsługę dostaw publicznych, w tym e-fakturowanie. Austria dopuszcza możliwość zobowiązania dostawców dla jednostek publicznych do przekazywania faktur za dostawy w postaci elektronicznej. Szwecja wprowadza z kolei działania, których celem jest całkowita eliminacja papierowych form dokumentów w administracji publicznej. Wszystkie kraje wdrażają przepisy krajowe implementujące postanowienia dyrektywy, ze szczególnym uwzględnieniem nowych wymagań dotyczących europejskiego standardu faktur elektronicznych, w tym m.in. wprost wykluczając nieustrukturyzowane formaty tych dokumentów.


Cele nowej ustawy
Jednym z istotniejszych celów, którego realizację mają zapewnić przepisy nowej ustawy, jest dążenie do obniżenia kosztów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i księgowaniem faktur w postaci papierowej lub w formie elektronicznej nieustrukturyzowanej. Wykonawcy i zamawiający, a także inni przedsiębiorcy, którzy nie składają ofert w przetargach, już w tej chwili w przeważającej mierze wystawiają i księgują faktury z wykorzystaniem komputerowych systemów finansowo-księgowych. Powody tego są oczywiste – jeżeli faktura ma postać papierową, przedsiębiorcy dochodzą dodatkowe koszty związane z jej wydrukiem i przekazaniem za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Po zmianie prawa znacząco zmniejszą się koszty związane z ich drukowaniem i przesyłaniem ze względu na automatyczną komunikację pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Inne cele projektowanej ustawy to m.in.:

- częstsze stosowanie e-faktur w obrocie gospodarczym w związku z realizacją procesów związanych z zamówieniami publicznymi;
- zwiększenie udziału polskich przedsiębiorców w rynkach zamówień publicznych innych państw członkowskich Unii Europejskiej;
- obniżenie kosztów transakcyjnych w obrocie gospodarczym i w sprzedaży konsumentom indywidualnym.
Ponadto w licznych unijnych dokumentach programowych jest mowa o uczynieniu elektronicznego fakturowania dominującą formą wymiany dokumentów w zamówieniach publicznych oraz o zbudowaniu w pełni cyfrowych procesów związanych z zamówieniami publicznymi.

Za nowymi rozwiązaniami przemawiają także wyniki badań, takich jak opracowanie Głównego Urzędu Statystycznego Wykorzystanie technologii informacyjno-(tele)komunikacyjnych w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych w 2015 r. oraz zlecone przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Badanie wpływu cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 r. Wskazały one na znaczną skalę problemu, jakim jest niskie wykorzystanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych i obrocie gospodarczym.

Zakres przedmiotowy nowej ustawy
Proces zamówień publicznych można podzielić na dwa etapy:

- pre-award – od ogłoszenia do rozstrzygnięcia zamówienia publicznego,
- post-award – wszystkie interakcje pomiędzy stronami na etapie realizacji dostaw publicznych i fakturowania środków publicznych, płatności i kontroli biznesowych przepływu środków publicznych.
Projektowana ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych obejmie proces wykonywania zamówienia publicznego, tj. fazę od zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia (również umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi), przez ich wykonanie i odebranie, aż do momentu wystawienia faktury.

Zakresem przedmiotowym projektu ustawy zostaną objęte następujące kwestie:

- wystawianie i wysyłanie przez wykonawców oraz przyjmowanie przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, związanych z realizacją zamówień publicznych w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych;
- funkcjonowanie systemu teleinformatycznego (platformy elektronicznego fakturowania) służącego do wymiany dokumentów elektronicznych i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz przetwarzania i udostępniania informacji związanych z realizacją zamówień publicznych.

E-faktura ustrukturyzowana
Pojęcie faktury elektronicznej funkcjonuje już zarówno w naszym życiu codziennym, jak i w polskim prawie. O e-fakturze jest mowa w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., dalej: ustawa o VAT (Dz.U. Nr 74 poz. 444). Zgodnie z art. 106m tej ustawy to podatnik ma obowiązek określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepis ten dotyczy każdej faktury, zarówno tej w formie papierowej, jak i przesłanej drogą elektroniczną. Ustawodawca pozostawił podatnikowi swobodę w realizacji tego obowiązku. Jednakże taka dowolność powoduje, że w obrocie gospodarczym nie ma jednolitych wzorców przesyłania faktur elektronicznych. W praktyce sprowadza się to do przesyłania faktur zapisanych w jednym z referencyjnych formatów komputerowych na skrzynkę mailową odbiorcy bądź budowania portali internetowych służących do pobierania pliku z fakturą przez odbiorcę.

Wymienione sposoby, chociaż są najszerzej stosowane i wygodne dla uczestników fakturowania, nie zapewniają pełnego zautomatyzowania obiegu dokumentów oraz automatycznego przetwarzania dokumentów przez systemy informatyczne odbiorcy. Istnieje zatem potrzeba stworzenia warunków prawnych, które zapewniają interoperacyjność fakturowania elektronicznego.

Projektowane przepisy wprowadzają pojęcie elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Są to takie dokumenty, które pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez manualnego wprowadzania danych przez człowieka. E-faktury ustrukturyzowane będą zawierać dane w jednym z ustandaryzowanych formatów umożliwiającym bezpośrednie przetwarzanie tych danych w systemach teleinformatycznych.

Oprócz elementów wymaganych przez ustawę o VAT, ustrukturyzowana faktura elektroniczna zawiera dodatkowo:

- informację dotyczącą odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy o udzielenie zamówienia publicznego albo umowy koncesji, jeżeli taka umowa została zawarta.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna umożliwia zamieszczenie także innych informacji dotyczących poszczególnych pozycji faktury.

W ustawie założono przesyłanie faktur zgodnie z normą europejską EN-16931:2017 dotyczącą fakturowania elektronicznego, do której zostało opublikowane przez Komisję Europejską odniesienie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej na podstawie przepisu art. 3 ust. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. Urz. UE L 133 z 6 maja 2014 r., s. 1).

Dokumentami takimi nie będą zatem powszechnie obecnie przesyłane faktury w formacie np. .pdf lub dokumenty papierowe, gdyż aby wprowadzić je do systemu informatycznego, niezbędne jest odczytanie z nich danych bądź przez człowieka, bądź przez specjalistyczne oprogramowanie rozpoznające tekst.


Docelowo proponuje się objęcie obowiązkiem przesyłania w ustrukturyzowanych formatach również innych dokumentów towarzyszących fakturom, do których zalicza się w szczególności:

- fakturę korygującą,
- notę korygującą rachunek,
- notę księgową,
- umowę,
- zamówienie,
- potwierdzenie dostawy,
- protokół zdawczo-odbiorczy.
Listę ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając dokumenty w obrocie gospodarczym, określi minister właściwy do spraw gospodarki w drodze rozporządzenia do dnia 18 kwietnia 2019 r.

Jak odbierać i wysyłać e-faktury?
Narzędziem do realizacji obowiązku ustawowego będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, wspierająca proces przesyłania faktur elektronicznych. Jej wdrożenie jest realizowane przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania w Poznaniu w ramach projektu Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych. Projekt ten jest finansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (Działanie 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”). Jego całkowita wartość wynosi ponad 34 mln zł, z czego ponad 29 mln zł pochodzi z Funduszy Europejskich. Częścią tego projektu jest portal znajdujący się na stronie www.efaktura.gov.pl.

Konieczność zbudowania Platformy Elektronicznego Fakturowania wynika z potrzeby wsparcia przedsiębiorstw i administracji publicznej w Polsce w osiągnięciu organizacyjnej i technicznej gotowości do realizacji transgranicznych procesów gospodarczych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, a także umożliwienie uczestnictwa jednostek administracji sfery finansów publicznych i przedsiębiorstw (zwłaszcza sektora MŚP) w unijnym rynku zamówień publicznych oraz zastosowania metod współpracy wspieranych przez Unię Europejską.

Działania realizowane w projekcie oraz wytworzone produkty (przede wszystkim usługi ofertowane za pośrednictwem Platformy, czyli zamawiania dostawy, awizowania dostawy, potwierdzania odbioru, fakturowania, wystawiania faktury korygującej, wystawiania noty księgowej, generowania raportów i zestawień dla władz publicznych) przyczynią się do poprawy dostępu do informacji publicznej w zakresie realizacji zamówień publicznych, realizacji budżetu i zobowiązań podatkowych, działalności gospodarczej przedsiębiorstw oraz działalności sfery finansów publicznych.

Minister właściwy do spraw gospodarki został zobowiązany do zamieszczenia na platformie dokumentacji o warunkach organizacyjno-technicznych udostępniania i korzystania z platformy, która ma zawierać w szczególności:

szczegółowy tryb i sposób funkcjonowania oraz korzystania z platformy;
dokumentację dotyczącą ustrukturyzowanej faktury elektronicznej i innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, w szczególności zamówienia towaru lub usług, zawiadomienia o zbliżającej się dostawie (awizo dostawy), potwierdzenia odbioru towaru lub usługi, faktury korygującej, dowodu księgowego;
wymagania techniczne i organizacyjne konta służącego do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych.
Korzystanie z platformy będzie bezpłatne. Aby było ono możliwe, trzeba założyć na platformie swoje konto. Zamawiający będzie mógł to zrobić również po 17 kwietnia 2019 r., jeżeli przewidywane terminy otrzymania faktur przypadają po tym dniu.

Zarówno zamawiający, jak i wykonawca będą mogli odbierać lub wysyłać faktury lub inne dokumenty przez osoby upoważnione. Zamawiający i wykonawca będą także mogli wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.

Aby odebrać fakturę elektroniczną, zamawiający będą mieli do wyboru następujące opcje:

pobieranie faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy e-fakturowania;
dostosowanie systemu finansowo-księgowego, który obowiązuje w danej instytucji, do automatycznego odbioru elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.
Opcja pierwsza przewiduje dwa rozwiązania. Pierwsze z nich polega na odczycie dokumentów przez pracownika za pośrednictwem aplikacji lub programu, ręcznym wprowadzeniu danych z faktury do systemu i braku automatyzacji. Rozwiązanie to jest dobre dla bardzo małych organizacji, zwłaszcza dlatego, że jest bezkosztowe. Rozwiązanie drugie polega na każdorazowym ręcznym imporcie/eksporcie dokumentów z platformy e-fakturowania w formacie ustrukturyzowanym (XML) i automatycznym wprowadzeniu danych z pobranych faktur do systemu finansowo-księgowego w instytucji. Rozwiązanie to jest dobre dla organizacji o małej liczbie przetwarzanych dokumentów i wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów dostosowania systemów w instytucji.

Opcja druga polega na automatycznym przesyłaniu dokumentów z platformy e-fakturowania do systemów finansowo-księgowych instytucji publicznej. Rozwiązanie to jest dobre dla organizacji, w których przetwarza się dużą liczbę dokumentów i w której istnieje możliwość dalszej integracji otrzymanych danych z systemami informatycznymi. Rozwiązanie to jest związane z kosztami dostosowania systemów w instytucji.

Ustrukturyzowane faktury i dokumenty, a także dane związane z ich przesyłaniem będą przechowywane na platformie przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wprowadzone do systemu informatycznego.

Ochrona danych osobowych
Dane osobowe zgromadzone na platformie mogą być przetwarzane w celu zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania. Administratorem przetwarzanych na platformie danych osobowych, w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiej i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, będzie minister właściwy do spraw gospodarki.

Przepisy przejściowe
Zgodnie z przepisami przejściowymi projektowana ustawa w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych nie będzie miała zastosowania do udzielenia zamówienia publicznego i postępowań o zawarcie umowy koncesji wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy.

 

Źródło: www.een.org.pl

Łączymy

Inspirujemy

Wspieramy sukces